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Presentamos la Guía: Canales de Denuncia, un pilar fundamental de los programas de Compliance

Tal y como vienen recogiendo los estándares internacionales & nacionales y la legislación de numerosos países, el Canal de Denuncia se ha convertido en uno de los elementos más importantes y necesarios de cualquier sistema de Compliance.

 

Según lo que el código Penal Español nos dice (fuente): "El órgano de administración ha adoptado y ejecutado con eficacia, antes de la comisión del delito, modelos de organización y gestión que incluyen las medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos de la misma naturaleza o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión" y por otro lado "Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención"

 

Todo esto pone de manifiesto la necesidad de contar con un Canal de Denuncias, así como el nombramiento de un encargado de asegurar el correcto funcionamiento del sistema.

Por ello, en Grupo GAT hemos confeccionado una Guía que, si está pensando en incorporar un Canal de Denuncias en su empresa, seguro encontrará de utilidad. En este E-Book explicamos con todo detalle:

  • En que consiste un Canal de Denuncias.
  • La importancia de nuestros empleados en la prevención del Fraude.
  • Principales criterios a la hora de elegir el Canal de Denuncias.
  • Como gestionar el Canal de Denuncias.
  • Puntos clave para conseguir que el Canal de Denuncias funcione.

 

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Fomentar la Cultura Corporativa: Adelantarse al regulador

adelantarse al regulador

 

 

Una cultura corporativa que fomenta la divulgación y la observancia de las obligaciones de la empresa, unida a un programa de protección de denunciantes, son elementos importantes para detectar comportamientos irregulares o ilegales.

 

 

 

  • Las empresas deberían considerar si cuentan con una sólida política de gobierno corporativo que fomente la denuncia de conductas irregulares e ilegales.
  • Los empleados necesitan tener la confianza de que no serán victimizados por hablar. Las empresas deben establecer procesos para proteger a los denunciantes.
  • Las empresas deben asegurarse de que su personal reciba capacitación sobre la importancia de la divulgación y sobre los procesos existentes para protegerlos. Los directivos de la empresa y la dirección también deben recibir capacitación sobre cómo tramitar y resolver las denuncias.

Las empresas que operan con programas sólidos de Canales de denuncia son más propensas a erradicar la potencial irregularidad y la delincuencia antes de que ocurra o se denuncie a las autoridades.

Exponer las faltas en el trabajo puede colocar al denunciante en un territorio traicionero. Las denuncias siempre han sido un terreno fangoso para aquellos valientes con principios suficientes para exponer actividades ilegales o poco éticas dentro de una organización. El proceso puede conducir al aislamiento, el acoso, las oportunidades de trabajo perdidas y las transferencias de lugar de trabajo forzadas. En casos más graves, un trabajador puede descarrilarse por el despido, iniciar acciones legales e incluso llegar a la agresión física.

Minimizar parte de ese estrés es posible cuando los empleados pueden dirigirse a una “persona objetiva, independiente" al considerar sus opciones.

i2 Ethics puede recibir información confidencial de una persona que desee informar sobre posibles acciones ilegales o incorrectas en su organización asegurando que las denuncias se puedan hacer de forma abierta o anónima.

 

En nuestra experiencia 2 de cada 3 denunciantes buscarán el anonimato ante la entidad.

El sistema i2 Ethics permite a sus empresas clientes decidir si los usuarios de su canal de denuncias pueden permanecer anónimos frente al ellos. Este sistema obtiene lo mejor de los dos sistemas:

  • El denunciante se encuentra más cómodo sabiendo que puede elegir no compartir sus datos personales con la empresa.
  • La empresa está tranquila ya que el sistema cumple la legalidad, no pierde la posibilidad de retroalimentación como en el caso de las denuncias anónimas y de esta forma puede obtener más y mejores resultados.

 

i2 Ethics ha desarrollado una plataforma con bases de datos aisladas de información segura que permite una gestión confidencial y precisa de las denuncias de acuerdo con los requerimientos del cliente. La base de datos mantiene toda la información necesaria relevante para la comunicación individual y permite que los informes dirigidos al cliente se generen de acuerdo con sus necesidades.

En un mundo ideal, las compañías y las organizaciones crearían las culturas que animan a los empleados a hablar internamente, sobre asuntos de la mala administración, de la corrupción y de la ilegalidad.

Construir una mentalidad en el lugar de trabajo que promueva la comunicación abierta podría influir en otras áreas, mejorando la innovación, la retención del personal y los niveles de productividad. Abrir la puerta a los empleados también puede proporcionar a los directivos de una empresa un sistema de alerta temprana antes de que los desacuerdos progresen y se vuelvan difíciles de gestionar.

Estos son solo algunas de las claves de la importancia de tener a una organización externa gestionando su canal de denuncias. Hablaremos de muchas más, en los próximos post.

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Los 10 factores que pueden hacer fracasar un canal de denuncias

girl 1064659 640Cuando un empleado comunica una preocupación o una conducta impropia hasta que el caso esté cerrado, el canal de denuncia de una organización debe demostrar confidencialidad, profesionalismo e imparcialidad, pero además de estas características que deberían ser básicas, existen otras que también juegan un papel muy importante para el éxito de un canal de denuncias.
SER Y PARECER
En este sentido, las empresas pueden tratar de ganarse la confianza de sus empleados mediante el despliegue de frases pegadizas o poderosos lemas acerca de lo buena que es su cultura ética y su postura hacia practicas no permitidas…pero, si la empresa está continuamente cuestionando los informes del denunciante o por otro lado el porcentaje de vistas/uso del Canal de Denuncias es casi nulo, la dirección debe considerar que es posible que haya fallos y tenga que plantearse si sus empleados tienen de verdad confianza en la organización.
Estos son los principales factores que a menudo pueden hacer que un canal de denuncia sea ineficaz:
1. Un canal de denuncias gestionado internamente.
Un canal de denuncias gestionado por la empresa internamente generalmente suscita en sus posibles usuarios las siguientes preguntas:
“¿Quién recibe mi denuncia?” “¿Y si precisamente la persona que estoy denunciando es la que recibe mi denuncia? “¿Dirán a mi jefe que hice una denuncia?” “¿La gente de sistemas también tendrá acceso a ver mi denuncia?” “¿quién supervisa todo eso?” “¿Qué pasa si la persona que recibe mi denuncia la guarda en un cajón?”
Estas son solo algunas preguntas que los empleados podrían tener. La duda y la incertidumbre pueden dar marcha atrás a la decisión de un empleado de realizar una denuncia.
Para asegurar la transparencia, la independencia y la objetividad, a menudo lo más eficaz es usar a un tercero totalmente imparcial para administrar los canales de denuncia.

2. El Canal Fantasma, existe, pero nadie lo ha visto…
Muchas empresas comunican que cuentan con canales de denuncia en sus informes corporativos o bien informando a terceras partes como el Pacto Global pero cuando preguntas a empleados que trabajan en dichas empresas sobre su canal de denuncia, la gran mayoría desconoce su existencia.
De nada sirve contar con un canal de denuncias si los posibles usuarios del servicio desconocen que la empresa cuente con este medio de comunicación.
Es fundamental la comunicación de la existencia de un canal de denuncias, no solo en el momento de su lanzamiento, sino regularmente y mediante todos los medios en poder de la empresa (carteleras, comunicaciones, intranet, mensajes de la dirección etc)
Nuestra experiencia es que cuando las empresas realizan comunicaciones el número de visitas al canal de denuncias sube exponencialmente.

3. No adaptarse a las preocupaciones de los empleados.
Hacer una denuncia es una experiencia muy comprometida para un empleado, y generalmente muy meditada.
El denunciante podría ser una víctima y toma una responsabilidad personal haciendo lo correcto, por ello los informes de denuncia deben tener un seguimiento inmediato. Los denunciantes necesitan apoyo y estar seguros de que han hecho lo correcto, la empresa al gestionar estas denuncias los debe proteger de las posibles represalias.
Para alcanzar esto, la empresa, mediante el código de conducta tiene que dejar claro cómo va a comportarse, incluyéndolo en las políticas de cumplimiento y ética para asegurar el compromiso de la no represalia.

4. Manejo inadecuado y falta de práctica.
La mayoría de las denuncias que recibe una organización pueden ser resueltas por la propia organización de manera eficiente. Sin embargo, algunas denuncias son más complejas y necesitan ayuda externa profesional para la resolución de las mismas.
Es un error creer que la organización por si sola puede resolver todas las denuncias. Esto puede ocurrir por ejemplo, cuando un responsable de resolver una denuncia no está bien preparado para entender una denuncia de fraude en los estados contables y cierra el caso debido a "información insuficiente.”
Los empleados que tienen experiencias con denuncias mal gestionadas, podrían compartir su descontento con los demás compañeros y por lo tanto contagiar su desconfianza en el canal de denuncia.
Una organización puede reducir considerablemente estos errores y los riesgos asociados contando eventualmente con investigadores expertos involucrados en el proceso.

5. Gestores involucrados en la recepción de denuncias.
Cuando los gestores designados para la recepción de denuncias no tienen formación como investigadores, no son las personas adecuadas para determinar si una denuncia debe ser investigada, es justificada o merece una investigación completa. Estos podrían representar un problema o cuando menos suponer un conflicto, permitiendo que las irregularidades ocurran o continúen sin ser gestionadas.
Los profesionales de recursos humanos también podrían aparecer ante los empleados como estrechamente alineados con la Dirección. También pueden estar mal entrenados y mostrar prejuicios o favoritismo.
Llegados al punto que una denuncia da lugar a una investigación, la empresa puede involucrar a la dirección, incluyendo a los auditores internos, los responsables de legal y cumplimiento y a recursos humanos dependiendo del tipo de denuncia.

6. Demasiados mecanismos de “denuncia”.
El Canal de Denuncia debería ser el principal punto de entrada para todas las denuncias, independientemente de quien las realiza o como las organizaciones las identifican. Lamentablemente, las empresas que quieren facilitar el proceso animan a los empleados a hacerlo también a través de correo electrónico, por escrito o en persona a los departamentos de cumplimiento, auditoria interna, legal, rrhh, seguridad… generando ¡mensajes confusos!
Los departamentos entonces compiten para determinar exactamente quien posee las respuestas proactivas y reactivas a las denuncias dentro sus organizaciones. Todo ello provoca que reine la confusión, causando ausencia de confianza en el programa de cumplimiento, y creando una deficiencia peligrosa en compartir conocimiento y respuestas ineficaces.

7. Demasiado énfasis en denuncias “verdaderas”.
Tristemente, puede darse el caso de algún empleado que realice denuncias falsas y maliciosas contra la empresa y sus compañeros, para defenderse de despidos, meter a otros en problemas o vengarse por agravios personales. Los encargados de gestionar los canales de denuncia tienen que responder a este tipo de mentiras.
Algunas organizaciones podrían intentar reducir denuncias de este tipo comunicando que los empleados sólo deberían hacer un informe "verdadero" o “de buena fe”.
Otras organizaciones podrían ir un paso más lejos diciendo que los empleados podrían ser objeto de acciones disciplinarias por enviar falsas denuncias. Sin embargo, tácticas como estas - independientemente del nivel de confianza - podría disuadir a los empleados de informar de cualquier preocupación.
"Verdadero" o " buena fe " son términos subjetivos que la dirección evaluará. Pero el mejor acercamiento de las organizaciones es el de animar a los empleados a usar el sistema.

8. Obstáculos a los Incidentes negativos y represalias.
Cuando un empleado es maltratado por seguir la política de denuncia de la organización, el canal de denuncia puede verse dañado en su credibilidad y viabilidad como un mecanismo seguro y confidencial.
El daño por una mala gestión o represalias inmortalizados en artículos de Internet, una sentencia o documento público, puede crear una cultura de silencio: "no denuncies". Las empresas deben comunicar que tienen una política de tolerancia cero a las represalias, y se ocuparán de ello rápida y públicamente.
La empresa debería tener una política de comunicación continua y campañas de concienciación para hacer sus programas lo más transparentes y confiables como sea posible y especialmente si los empleados conocen de represalias anteriores.

9. Resultados inconsistentes.
La empresa debe demostrar que realiza un tratamiento justo y rutinario con independencia de las personas, relaciones y escenarios. Los empleados acaban averiguando si la organización aplica una disciplina justa y consistente, con independencia de cuál confidenciales hayan sido los resultados de las investigaciones.
Desde luego, si los empleados ven resultados justos, ellos se sentirán más cómodos e involucrados a informar sobre sucesos o conductas impropias. Los empleados saben que la inconsistencia significa riesgo personal.

10. Las acciones hablan más que las palabras
Los empleados critican, juzgan y evalúan lo que una organización dice sobre su Canal De Denuncias. ¿Sigue el canal la política y procedimientos diseñados? ¿Realmente se tiene una política de tolerancia cero contra la represalia? ¿Los resultados son realmente justos y proporcionados?, en resumen, ¿Funciona el Canal de Denuncia?

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Cuando ganar es lo mismo que perder.

corrupcion

Tristemente, en el mundo empresarial son frecuente las duras y difíciles barreras que se les ponen a aquellos empleados que denuncian o tienen la intención de hacerlo:

Desde atribuirles falsos alegatos, retribuciones por parte de los supervisores/gestores e incluso, llegado el caso, amenazar con el despido. Este tipo de casos no hacen más que mermar el potencial del posible denunciante.

Aun así, algunos se dejan llevar por la motivación de hacer las cosas bien, porque saben que es lo correcto o, simplemente, para poder continuar con sus vidas con la conciencia tranquila…

Los denunciantes (o posibles denunciantes) no solo necesitan saber que la Ley puede garantizarles la protección que necesitan, deben confiar en que la organización a la que pertenecen les animará y apoyará en todo el proceso de denuncia.

Los sobornos, retornos y comisiones son a menudo la parte donde la cultura de la Empresa está enfocada más en la ganancia y en el beneficio fácil que en el funcionamiento correcto y ético de la compañía.

A menudo, se disuadirán a los empleados éticos, que directamente no están implicados en la mala conducta, con el objetivo de que los problemas no salgan a la luz. De esta manera, los empleados no harán caso de Los canales de denuncia porque se escudarán, y con razón, en la indiferencia de la dirección superior con la conducta ética del negocio, si a esto sumamos que la gestión puede que tome represalias contra aquellos que deciden denunciar una conducta poco ética, el mensaje en el nivel operacional es claro y rotundo:

 

¡No te metas en lo que no te importa, no hagas preguntas y limítate a tu trabajo si quieres mantenerlo!

 

Y luego cuando, tras las investigaciones corporativas, las multas más que significativas y la evidente perdida de reputación, la dirección ejecutiva y el consejo se preguntan:

 

¿Por qué nadie nos avisó sobre esto antes?

 

La respuesta es simple:

"Perseguir y Maximizar el beneficio al precio que sea" es el origen de una cultura de incumplimiento en todos los niveles. Un sistema de canal de denuncias no tiene sentido cuando los empleados no pueden confiar en que la dirección tomará la acción apropiada.

La confianza, ¿Por qué es tan importante?

Es sabido que Los canales de denuncia son una práctica necesaria, una buena práctica de negocio. Actualmente, estos canales proporcionan protección para los que actúan como denunciantes, y a su vez, permiten a reguladores responder a las malas prácticas.

El objetivo de estos canales, en resumen, es el de identificar, corregir y minimizar los comportamientos poco éticos. Establecer programas acertados, eficaces y lo más importante, de confianza, es tarea de la empresa y su cultura.

Las organizaciones pueden respaldarse en los informes periódicos de sus canales de denuncia y el sumatorio de visitas/denuncias para medir el uso total, pero los números no siempre dicen la historia completa. Los volúmenes bajos de visitas/denuncias podrían indicar una falta de confianza total en el programa y no que los empleados tienen pocos problemas o no se producen comportamientos poco éticos en la empresa.

Si un empleado decide no hacer una denuncia, y una fuente exterior más tarde descubre la mala conducta, la organización puede afrontar tanto pérdidas financieras, como el daño a la reputación. Sin embargo, (pongámonos en el lugar del empleado) si realmente decide hacer un informe y no existe una cultura de confianza, cumplimiento y buenas prácticas en la empresa, él o ella podrían ser víctimas de las represalias, incluyendo el despido.

El empleado pone en la balanza estas posibilidades, y por supuesto elegirá aquello que no le entrañe perjuicio alguno, como es lo normal.

 

Según el Informe de 2016 de ACFE a las Naciones sobre el Fraude y Abuso Profesional, el 39.5% de fraudes denunciados por Los canales de denuncia se encontraban en etapas tempranas o iniciales y aun no estaban extendidos por toda la empresa.

Este dato nos enseña lo importante que es detectar a tiempo el fraude o una mala práctica en nuestra empresa, si los empleados no se sienten cómodos denunciando (no tienen confianza) simplemente no lo harán, por lo que, cuando se descubra el problema, posiblemente el daño sufrido sea casi imposible de reparar.


Fuente:

Top 10 factors leading to hotline distrust by Ryan C, Hubbs & Julia B, Kniesche

Fraud-Magazine.com – Julio/agosto 2016


Y en su empresa, ¿Existe una cultura de confianza?¿Está seguro?

Su empresa puede contar con la herramienta mejor valorada en la detección de fraude, ofrecemos planes personalizados según sea su necesidad y presupuesto

Visite nuestro sitio o contacte con nosotros y le haremos una propuesta a su medida.

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Seis puntos clave para generar confianza en nuestro canal de denuncia

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 Fuente:

Top 10 factors leading to hotline distrust by Ryan C, Hubbs & Julia B, Kniesche

Fraud-Magazine.com – Julio/agosto 2016 

 

Las empresas ponen en práctica y mantienen canales de denuncia de confianza de manera diferente dependiendo de sus tamaños, culturas, geografía y otros factores. Deben decidir, además, si construirán sus canales de forma interna o los externalizarán.

Son numerosas las ventajas en la externalización de este servicio, como la experiencia y la neutralidad, que pueden aumentar la confianza de los empleados en los canales de denuncia. Un buen proveedor debería permitir la accesibilidad 24h/7d, además de ofrecer servicios o complementos adicionales (como Call Back, consultoria, difusion de contenidos...etc.).

Sin embargo, las pequeñas organizaciones podrían creer que realizarlo internamente es la opción más facil y barata, y esto no es así. Sin entrar en las cuestiones de confidencialidad de las personas encargadas de recibir las denuncias, debemos tener en cuenta que habría que establecer un programa interno que requerirá de una importante inversión en hardware, software y personal cualificado para empezar, más los consiguientes gastos venideros.

De una forma u otra, la dirección debe permanecer independiente y sólo debería intervenir si se comienza una investigación. Consultores externos, incluyendo a examinadores de fraude certificados, pueden ayudar a una organización a implementar un plan de análisis del fraude y ayudar a poner en práctica mejoras continuas sobre los casos que son resueltos.

Pero, además de la correcta implementación, debemos medir el uso de nuestro canal de denuncia y su integración en la empresa. Estos son, los seis principales puntos que tenemos que tener absolutamente claros para la creación de una cultura de confianza sólida y estable:

1. Educación y formación

Debemos esforzarnos en que nuestros empleados entiendan el canal de denuncias, de esta forma ayudaremos a consolidar la confianza en el sistema.

Una organización debería formar a sus empleados en el manejo del canal de denuncias, ¿por qué la organización cree en ello?, ¿quién lo gestiona? y ¿por qué son una parte crítica de la cultura de cumplimiento?

2. Comunicación continua

La comunicación sobre la existencia del canal de denuncia, publicaciones de cumplimiento recientes y mensajes de la dirección debería ser periódica y natural. Todo ello se ve reflejado luego en la cantidad de accesos a los canales.

3. Accesibilidad

El acceso a un canal de denuncias debería estar dentro del sitio web de la empresa, en la intranet o externo a la organización, pero siempre bajo la premisa de ser accesible y confidencial.

Se debe comunicar la información del canal en tantas lenguas como sean necesarias para proporcionar la cobertura deseada.

4. Transparencia

Explicar cual será el proceso de investigación luego de la recepción de una denuncia, averiguar lo que el empleado espera del canal de denuncia, informar sobre las responsabilidades de la organización de cooperar y proteger contra las posibles represalias…etc.

Es necesario reducir toda la incertidumbre acerca del servicio.

5. Competencia y objetividad

Los que manejan el canal de denuncias y los procesos de investigación deberían ser profesionales debidamente acreditados, bien entrenados y experimentados en el manejo de denuncias. Si es preciso la organización también debería instalar e implementar sistemas adecuados, procesos y tecnologías para apoyar a los investigadores y a los empleados.

6. Evaluación

Una vez implantado el canal de denuncia, debemos evaluarlo periódicamente atendiendo a las siguientes preguntas:

-          ¿Cómo ven los empleados el canal de denuncias y la cultura de cumplimiento de nuestra empresa?

-          ¿Nuestro canal responde a las necesidades de los empleados, tanto en contenido como en usabilidad?

-          ¿Los informes de uso del canal y el informe de denuncia están bien diseñados y responden a nuestras necesidades?

-          ¿Son las investigaciones y las acciones disciplinarias resultantes compatibles con la cultura de cumplimiento deseada?

-          ¿Son todas las quejas y resoluciones reveladas y habladas con auditores externos?

Si nuestros empleados desean hacer lo correcto, debemos poner todos nuestros esfuerzos en ayudarlos, apoyarlos y animarlos a que denuncien y se involucren en la buena marcha de la organización.

 

Nuestros empleados podrían ser la clave para detectar futuros problemas en nuestra empresa.

 

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